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Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica
Caso de estudio
Caso 3
Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica
La transformación digital de procesos reduce en un 80% el tiempo de importación de dispositivos médicos.
Desafío
Frente a los desafíos del rápido crecimiento, la necesidad de un despacho de aduanas acelerado y las estrictas demandas de auditoría y cumplimiento, nuestro cliente se vio agobiado por un sistema manual, fragmentado y basado en papel.
La organización dependía en gran medida de controles manuales y los miembros del personal a menudo debían encargarse del engorroso proceso de recopilar datos esenciales, como pagos y asientos contables, para realizar sus tareas de manera eficaz. Todo el proceso de importación de dispositivos médicos se prolongaba más de cinco días y esta ineficiencia obstaculizaba su capacidad para cumplir los objetivos.
Nuestro cliente reconoció la necesidad de una plataforma integrada que brindara la escalabilidad para expandirse rápidamente, reducir los tiempos de procesamiento y mejorar el seguimiento y el cumplimiento.
Guiamos a nuestro cliente a través de un viaje de transformación digital implementando una nueva aplicación para rastrear solicitudes, automatizando procesos manuales y ayudando a la organización a aprovechar al máximo los datos en tiempo real.
Resultados
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de Costo de procesamiento reducido
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de Reglas de negocio automatizadas
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de Precisión lograda
La Solución
Nuestro objetivo principal fue reducir significativamente los tiempos de procesamiento y mejorar la experiencia del cliente mediante la transición a un marco digital. A través de un análisis exhaustivo del marco existente, identificamos los puntos de contacto clave con el cliente y los desafíos administrativos. Al aprovechar el enfoque de optimización de la metodología Lean, definimos un proceso digital simplificado para respaldar a los laboratorios médicos y a las empresas de distribución en el proceso de importación de dispositivos médicos.
Nuestra innovadora aplicación organiza la importación de principio a fin, abarcando las solicitudes iniciales, la preparación de documentos, el pago de derechos, el seguimiento y el despacho de aduanas. Presenta la capacidad de priorizar estratégicamente las solicitudes en función de las reglas comerciales o dirigirlas a colas específicas por los supervisores, lo que garantiza un flujo de trabajo fluido. Además, la aplicación protege la carga y el procesamiento de documentos en cada etapa mediante el uso de certificados y firmas digitales, lo que salvaguarda la integridad y el cumplimiento de los datos.
La digitalización de este marco nos permitió descubrir oportunidades de automatización, lo que permitió un procesamiento directo y la eliminación de la necesidad de supervisión manual. No solo agilizamos el proceso heredado de nuestro cliente, sino que también le brindamos la capacidad de obtener información útil que puede aprovecharse para mejorar la satisfacción del cliente.
El Impacto
Esta iniciativa estratégica transformó tanto la interacción con el cliente como las operaciones y el procesamiento de back-office.
- Tiempo de procesamiento reducido de 5 días a 1 día
- Se logró un procesamiento directo para algunos escenarios, eliminando la necesidad de intervención manual.
- Reducción de los costes de procesamiento en un 45%
- Experiencia del cliente drásticamente mejorada, lo que resultó en un puntaje de esfuerzo del cliente (CES Customer Effort Score) un 80 % más alto, así como un puntaje de satisfacción del cliente (CSS Customer Satisfaction Score) del 95 %
